Majoritatea conversațiilor sunt monologuri cu martori.

Nu știm dacă ai observat asta dar foarte des în urma unui așa-numit dialog nu există o soluție, o hartă a pașilor următori sau orice fel de concluzie.

În majoritatea cazurilor dialogul se bazează pe ”o să te ascult doar ca să îmi dau seama când este rândul meu să spun ceva”.

Astfel Interlocutor 1 își spune poezia, Interlocutor 2 își spune poezia, iar la final avem două monologuri, care contrar matematicii (minus cu minus fac plus) nu vor face un dialog.

În general toată lumea crede că este un bun comunicator: știu ce am de spus și știu cum să mă fac înțeles. Problema este că odată terminat ”dialogul” te vei trezi că interlocutorul tău nu a înțeles exact despre ce ai vorbit sau că tu însuți nu ești pe aceeași lungime de undă cu partenerul tău de conversație.

Pentru edificare personală, am încercat să aflăm mai multe despre elementele unui dialog cu plus-valoare pentru ambele părți și care sunt pașii necesari creării unui mesaj concis și clar și transmiterea acestuia fără a-l pierde în eterul dintre doi interlocutori.

Analizează

Indiferent de subiectul ales (marketing, negocieri, vânzări, etc.) fii atent la ceea ce vrei să transmiți: care sunt ideile importante. Selectează ce este important și elimină orice balast.

Structurează

Acum că ai ideile principale, fii foarte atent la cum le vei prezenta. Sigur că pentru tine ele au o logică evidentă și de neignorat. Nu uita de blestemul cunoașterii și pune-te în locul interlocutorului. Structurează informația într-un mod logic pentru oricine te ascultă și organizeaz-o într-un mod care permite introducerea graduală a tot ceea ce vrei să spui. Nu sări de la A la Z – trece prin B, C și restul literelor!

Creează dinamică

Evită ideile prezentate abstract și concentrează-te pe exemple care sunt ușor de reținut. De exemplu: noi nu spunem că un site de e-commerce este o idee bună, noi spunem că un site de e-commerce îți poate aduce o creștere a vânzărilor de 30% și că îți oferă o locație deschisă 24 de ore din 24.

Cei 3 S

Orice dialog pe care speri că îl vei porni are nevoie de un punct de plecare. Acel punct de plecare este prezentarea ta. Dacă ai trecut deja prin cele trei etape de mai sus, atunci urmează faza celor 3S:

• O să îți spun ce îți voi spune: ”În întâlnirea de astăzi vom vorbi despre noul logo. Dacă țineți minte în cadrul ultimei întâlniri, ne-ați spus că doriți așa, așa și așa. Noi am ținut cont de asta și astăzi vă vom prezenta soluțiile noastre pentru afacerea dumneavoastră”.
• O să îți spun ce am de spus: the main feature, prezentarea în sine bazată pe puncte separate, înlănțuite logic și ușor de parcurs – ”Logo-ul dumneavoastră trebuie să reprezinte X, Y și Z. Am adaptat cerințele dumneavoastră și am luat în calcul A, B și C. În urma cercetării pieței, concurenței și propriei afaceri, am ajuns la următoarele soluții care sunt relevante pentru că 1, 2 și 3”.
• O să îți spun ce tocmai ți-am spus: reiterează punctele cheie, readu în discuție ideile principale și asigură-te că mesajul pe care doreai să îl transmiți a ajuns la destinatar.

Comunicarea bună e tripartită

Probabil că în punctul acesta ai observat că toți pașii necesari unui dialog de succes vin în 3: trei pași până la prezentarea efectivă și 3 etape în momentul dialogării. Pentru asta există o explicație: trei este un sistem de organizare ușor de ținut minte și de recunoscut.

Două elemente sunt prea puține, patru elemente sunt prea multe. Este un motiv pentru care trei este considerată cifră fatidică: 3 zile de sărbătoare, 3 obstacole în basme, trei fete de împărat, etc.

Ascultarea activă

Lucrăm într-un domeniu în care aproximativ toți termenii sunt opaci pentru cineva care nu lucrează în nișă.

De aceea, ne pliem în funcție de client în cadrul unui dialog:

Să asculți activ este un skill foarte important și nu înseamnă să te uiți la o persoană și să dai din cap în momentele care ți se par potrivite.

Ascultarea activă face posibilă soluționare problemei. Ea implică o atenție menținută, un efort continuu și o minte deschisă.

Prin ascultarea activă ne implicăm în dialog, suntem atenți la mesaje verbale și non-verbale (dacă interlocutorul se lasă pe spate și încrucișează brațele, nu-i a bună!) și încurajăm persoana pe care o ascultăm să se exprime.

Ce se întâmplă, însă, dacă urmezi toți pașii de mai sus și cumva mesajul tău încă plutește în aer și nu e preluat de cine trebuie?

Despre asta vom vorbi în partea a doua a articolului nostru :).