Ce te împiedică la finalul zilei să spui: ”azi am făcut tot ce aveam pe listă”? Probabil organizarea timpului.

Uneori și noi pățim să ne dăm seama că am ajuns la finalul zilei și am avut prea puține ore pentru a duce la bun sfârșit tot ce ne-am propus.

Cumva se pare că oricât de mari erau planurile de dimineață, spre seară timpul ne scapă printre degete și uneori rămâi doar cu buna intenție – iar în 2018 intenția chiar nu este singura care contează!

Partea bună este că ”omul cât trăiește învață” și cum noi încă avem pulsuri destul de sănătoase, ne-am hotărât să descoperim mai multe despre cum ne putem bucura de o organizare a timpului mai eficientă.

Care este scopul tău?

Să spunem că avem un proiect: branding pentru un client nou. Am fi evident tentați să privim întregul proiect ca pe un scop însă branding este incredibil de general – este un întreg elefant în cameră!

Însă dacă despărțim elefantul nostru în trompă, urechi, picioare, codiță și toate părțile componente avem scopuri mai bine determinate și mai ușor de atins: branding nu este un scop –  research-ul, draft-urile, propunerile și variantele finale sunt!

Uităm de ”astăzi fac branding” și pornim cu ”astăzi fac research pentru piață”, ”astăzi fac research pe cuvinte cheie”, ”astăzi fac trei sloganuri” – astfel obținem ”piesele” elefantului pentru ca la final să ne asamblăm pachidermul!

Organizarea timpului și ziua de mâine: cel mai eficient instrument de economisire a timpului

Deși pare contraintuitiv și ușor procrastinator, ziua de mâine nu înseamnă neapărat că amâni ce ai de făcut. ”Mâine” îți oferă oportunitatea de a te concentra mai bine pe ce este urgent astăzi și de a te asigura că prioritățile sunt îndeplinite – doar știi vorba cu ”cine aleargă după doi iepuri”!

De asemenea, doar pentru că nu te gândești activ la un task, nu înseamnă că în tot acest timp creierul tău l-a scos cu totul din ecuație.

Sub concentarea noastră conștientă există subconștientul – programul care rulează în fundal. Dacă la finalul zilei ai da ALT+TAB, vei fi surprins să găsești soluții la care nici măcar nu știai că te-ai gândit.

Organizarea timpului și reguli de planificare

Pare la mintea cocoșului dar nu subestima importanța planificării și a câtorva reguli simple care uneori sunt atât de evidente, încât ajungem (complet ironic, știm!) să le ignorăm!

• Începe cu un plan săptămânal: ce trebuie să facem în următoarele 5 zile. Lista de obiective include și task-uri care nu pot fi realizate efectiv.
• Urmează planul zilnic: fiecare membru al echipei își propune task-uri care trebuie îndeplinite neapărat în ziua respectivă.
• Fii flexibil: planificarea nu este bătută în cuie și nici noi nu suntem imuabili. Apare ceva mai important, ne adaptăm și îl ducem la bun sfârșit.
• Do not disturb! Avem perioade de timp în care pur și simplu suntem de nederanjat. Este sănătos și elimină riscul întreruperii procesului de gândire.
• Planificăm apeluri telefonice: de câte ori nu ai închis telefonul după o conversație de jumătate de oră numai ca să îți dai seama că nu ai rezolvat nimic din ce ți-ai propus? Fă o listă înainte de a suna pe cineva și parcurge-o sistematic pentru o convorbire avantajoasă pentru ambele părți (evident după politețurile necesare).
• De la A la Z: nu întrerupem ceea ce facem – astfel păstrăm coerența task-ului și eliminăm fiorosul ”unde am rămas…”.
• Orele de aur: alege să faci lucrurile mai complexe atunci când dai cel mai bun randament. La noi în echipă avem oameni care lucrează mai bine matinal și alții care sunt mai alerți după-amiaza – nu există o oră corectă – doar ora la care tu ești la 100%.
• Ia o pauză: aștepți un material de la client? Ai nevoie ca un coleg să se achite de partea ta? Pur și simplu ai uitat cum arată lumea de dincolo de monitor? Ridică-te de la birou și ia o pauză. Aerisește-te vizual, cerebral și aerian! Nimeni nu se așteaptă să stai 8 ore non-stop la birou!

Oare pot regulile de mai sus să te ajute să îți folosești mai bine timpul?

Improbabil dacă ți se par atât de logice, încât nu simți nevoia să pui activ în aplicare.

Însă dacă îți impui anumite limite și accepți faptul că nu le poți face pe toate astăzi, vei putea folosi mai inteligent timpul aflat la dispoziția ta și vei putea scăpa de sentimentul de lipsă de la finalul zilei: ”iar nu am terminat totul de pe listă!”.

Ia elefantul bucățică cu bucățică și la final vei vedea că te vei trezi cu un animal mult mai armonios și sănătos.